Digitale vergaderingen bestuursorganen vlot verlopen
In de meeste gemeenteraadszalen is er niet voldoende plaats om anderhalve meter afstand te bewaren. Ook in Denderleeuw vormt de social distancing-regel een probleem aan de vergadertafel in het administratief centrum. Daarom werd op donderdag 23 april voor de eerste maal een digitale samenkomst georganiseerd voor de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn. De vergadering, met een agenda in 1ste en 2de oproep en zelfs een deel besloten zitting, verliep vlot dankzij een gezamenlijke inspanning van administratie en alle fracties.
Gemeenteraadsvoorzitter Lieven Vernaillen is positief over het verloop van de eerste digitale vergadering van de raden: “Met 29 punten en 4 toegevoegde punten voor de gemeenteraad waarvan een deel in 1e oproep en in 2e oproep en ook een deel in besloten zitting, hadden we meteen een uitdagende agenda voor de kiezen. Daarom maakten we vooraf goede afspraken tussen de fractievoorzitters. Zo zouden de raadsleden vooraf in de notuleringssoftware hun standpunt al kunnen doorgeven. Hierdoor konden punten waarover men het unaniem eens was sneller behandeld worden tijdens de zitting. Bovendien werd ook afgesproken om vragen vooraf door te geven zodat we een antwoord konden voorbereiden en tijdens de vergadering meteen uit uit de doeken konden doen. Nog een belangrijke afspraak was dat de tussenkomsten zich zouden beperken tot de fractievoorzitters en telkens alleen de spreker zijn micro zou aanzetten om het geheel zo gestroomlijnd mogelijk te houden. Een vergadering met 27 mensen vergt nu eenmaal discipline. Ik moet zeggen dat dit zeer goed verlopen is, mede dankzij alle fracties die constructief hebben samengewerkt om dit mogelijk te maken. Daarvoor wens ik hen uitdrukkelijk te bedanken.”
“Ook het technische luik vergde heel wat voorbereiding: aanpassingen in onze notuleringssoftware, raadsleden vertrouwd maken met Microsoft Teams door middel van verschillende testzittingen en persoonlijke assistentie waar nodig, testen door onze ICT’ers om alles vlot en veilig te laten verlopen, … en dat in een zeer beperkt tijdschema!”, vervolgt Lieven Vernaillen. “Tijdens de zitting werd eveneens ondersteuning geboden in geval van problemen. Ook hiervoor een bijzonder woord van dank aan onze administratie!”
Burgemeester Jo Fonck vult aan: “Als college van burgemeester en schepenen en vast bureau vergaderen we al enkele weken digitaal via Microsoft Teams. Onze ervaringen waren alvast positief. De vergaderingen verlopen vlot en zijn zelfs een stuk korter dankzij het vooraf ingeven van standpunten. Het is uiteraard niet hetzelfde als een fysieke samenkomst, maar de efficiëntiewinst is mooi meegenomen én dankzij de digitale switch verzekeren we de continuïteit in onze besluitvorming. Want zeker in crisistijden zijn snelle beslissingen nodig in het belang van de gezondheid van onze inwoners.”
Sofie Renders, voorzitter van het Bijzonder Comité voor de sociale dienst, pikt hierop in: “Met de digitale vergadering van ons Bijzonder Comité zorgen we er ook voor dat alle hulpvragen van onze inwoners bij het OCMW snel behandeld worden en een gepast antwoord krijgen. Net als het college en het vast bureau hebben we intussen al een aantal digitale samenkomsten achter de rug. Ik ben blij dat dit goed verloopt zodat mensen op onze steun kunnen (blijven) rekenen waar nodig.”
